档案管理具体流程

档案管理具体流程

档案管理的流程具有严格的相关规定，从收存到销毁每一步都要根据要求来。

1、档案转入交接

（1）对接收的人事档案按来源分为由有关人员直接交付的档案和由机要或邮递等间接渠道交付的档案。

（2）间接交付的档案，做好收到记录登记，暂时封存，待本人或其用人单位需办理时，再当面开始验收档案。对间接交付前已经开封的档案，应由间接交付人签字证明。

（3）直接交付的档案，现场开启进行验收，对照档案目录一一核对，并由交付人签字认可。人事档案资料中应当或必须有的资料，需特别注意作好记录。

（4）应当留存的档案资料包括:①企业人事档案中如果是招工（招用）的必须有招工（招用）表。②区外调动的,需有调动表及调动前的所有人事档案。③大中专毕业生分配到企业的档案中需有报到证副本及学籍、学历证明材料。④失业人员的档案资料中应当有解除劳动合同报告书、失业登记表,保险手册。⑤派回原籍的大中专毕业生的档案中应当有报到证副本及学历证明材料。

（5）不应存留的资料一律不留存。档案清点无误后，由验收人和交付人办理交接手续，记录内容包括档案内材料名称，交接时间、地点、交接人签名等事项。

2、档案保管

（1）对接收的档案，先进行微机存档管理工作，录入内容包括姓名、身份证号码、工作单位、接收时间、缴费情况及转出时间、转入地等事项，微机中的记录号与档案序号一致，便于查找。

（2）微机录入后，对每一份档案按照其所在工作单位进行手工台帐登记，登记内容为姓名、档案号、接收时间、缴费情况及转出时间、转入地等。

（3）手工登记后，严格按照人事档案材料的分类及说明的要求，对档案中所包括的各项材料按类、号、页的顺序做好目录，并按目录顺序进行整理，然后做好验收登记，最后装订成册归档。

（三）档案验收操作规程

1、对接收的档案按来源分类，分为由有关人员直接交付的档案和由邮递等间接渠道交付的档案。

2、对间接交付的档案，做好收到记录登记，暂时封存，待档案人的用人单位或本人需办理劳动人事关系代理事项时，再当面开始验收档案。对间接交付前已经开封的档案，应由间接交付人签字证明。

3、对直接交付的档案，现场开启进行验收，对照档案目录一一核对，发现与目录不符的，要查出并记录；没有档案目录的，据实进行清查，作为档案资料应当或必须存档资料的要查出来并做好记录。

对查出缺少的资料，向交付人询查情况，交付人认可不要求追查的就进入下一步交接；交付人认为要追查缺失资料的，办理退回手续或是暂存手续，待补齐资料后再进行下一步工作。

4、人事档案资料中应当或必须有的资料，需特别注意。例如统招统配的大中专毕业生的就业通知书副本、毕业生登记表，正规的学籍卡，以及统招考试录取的资料。

用人单位招用的人员的招用登记表，特别是93年以前参加工作的“固定工”，和96年在事业单位参加工作的人员，涉及养老保险视同交费年限问题，必须有原始招用手续记录。发现缺少类似重要资料的，必须告知其本人，及时采取措施。

5、不应存留的资料一律不留存，如就业通知书正本、毕业证、身份证、职业资格证等材料。因落户籍和社会保险需使用的资料，办理完毕退回本人。使用和退回应有交接记录。

6、档案清点无误后，由验收人和交付人办理交接手续，记录内容包括档案内材料名称，交接时间、地点、交接人签名等事项。

7、整理档案资料。收交档案室，或者进入代理服务程序等其它工作程序。